Von der Digitalisierung zur Prozesseffizienz: Die häufigsten Fallstricke

Software-Roboter, sogenannte Bots, sind bei vielen Unternehmen schon im Einsatz und bedienen einzelne Prozesse schnell und effizient. Sie automatisieren zeitaufwändige, in hoher Frequenz auftretende manuelle Tätigkeiten und führen zu erheblichen Einsparungen bei Prozesskosten.

Für ein RPA Projekt gelten die gleichen Regeln wie für andere IT-Projekte. Dennoch gibt es einige Besonderheiten, die beachtet werden sollten, um die häufigsten Fallstricke zu umgehen.

Präzise vorbereiten

Dokumentierte Soll-Prozesse und gelebte Ist-Prozesse weichen oft voneinander ab. Daher ist zuallererst festzulegen, wie die Ziel-Prozesse genau aussehen und welche KPIs gelten sollen. Vor der Einführung von RPA sind die Kandidaten für die Automatisierung dann genau zu prüfen: Welcher Soll-Prozess ist am besten geeignet und wie messe ich später die Verbesserung der Performance?

Auswirkung auf die Organisation beachten

RPA verändert den Prozessablauf aus Sicht vieler Mitarbeitender und Führungskräfte. RPA hat den Ruf der „Rationalisierung“ und schürt Ängste. Roboter sind für viele nicht die liebsten Kollegen. Eine vorausschauende Planung bedeutet, so früh wie möglich das Gespräch zu suchen, aufzuklären – und die Beteiligten bei der Planung von Beginn an mit ins Boot zu holen. Zudem entstehen innovative Ideen für den Einsatz von Bots häufig erst im Dialog.

Technik-neutral vorgehen

Die neutrale Erstellung der fachlichen Anforderungen erlaubt eine klar definierte Ausschreibung und ist Grundlage für spätere Qualität und eine valide Kostenabschätzung. So lässt sich sicherstellen, dass kein Potenzial verschenkt wird, weil zu früh entlang vorgegebener Lösungspfade oder im Interesse eines Technologieanbieters gedacht wurde.

Kompetenz aufbauen

Die Einführung endet nicht mit der Aktivierung der Bots. Die Prozesskennzahlen sollten kontinuierlich überwacht werden – nicht nur um die positiven Effekte zu belegen, sondern auch um Abweichungen zu identifizieren und entsprechend nachzusteuern. Der Aufbau eines „Centers of Competence“ ist daher mittel- und langfristig sehr lohnend und schafft Vertrauen im Unternehmen.

Proof of Concept durchführen

Wer auch immer der präferierte Lösungsanbieter ist – ein Proof of Concept lohnt fast immer, und wenn dieser nur in Form eines Schreibtischtests stattfindet. Nicht jeder Dienstleister bietet von selbst einen PoC an, aber er macht sich bei der späteren Umsetzung bezahlt.

 

Ein Blick in die Zukunft

In Verbindung mit Machine Learning und weiteren Methoden der künstlichen Intelligenz wird RPA zu einem mächtigen Instrument in der Prozessautomatisierung: Die Bots folgen nicht mehr nur strukturierten und festgelegten Entscheidungsmustern, sondern treffen autarke Entscheidungen, die auf den durch KI identifizierten Mustern basieren. Dort, wo heute noch Menschen an den Grenzen von RPA eingreifen, wird zunehmend KI diese Rolle einnehmen. Diese Entwicklung wird einen erheblichen Einfluss auf die Produktivität von Unternehmen haben: Nicht nur die Prozesskosten werden weiter optimiert, sondern auch und insbesondere die Wertschöpfung durch Mitarbeitende lässt sich damit steigern.

In vielen Unternehmen ist bereits Erfahrung mit RPA vorhanden. Entsprechend ist der technische Ausbau mit weiteren Bots in der Regel unkompliziert. Die Herausforderungen liegen in der Identifikation der Prozesse sowie einer klaren fachlichen Formulierung der Anforderungen an das Ziel-Prozessdesign. Hier ist Querdenken gefordert und der Mut, Silos zu überwinden. Ob Netzmanagement, Vertrieb oder Messwesen: Überall werden Daten in großer Menge erzeugt und in einer heterogenen Systemlandschaft verteilt und verarbeitet.

Gute Gründe, Bots einen festen Platz in der Digitalisierungsstrategie zuzuweisen.

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